《管理文件的三种操作技巧精选9篇》

在日常生活或是工作学习中，大家一定都或多或少地了解过一些文件的管理技巧，这次漂亮的小编为您带来了管理文件的三种操作技巧精选9篇，在大家参照的同时，也可以分享一下给您最好的朋友。

公司文件管理方法 篇1

1. 目的

为加强班组建设，使班组工作制度化、规范化、科学化，努力提高班组管理水平，特制定班组各项记录管理规定。

2. 范围

车间各生产班组、机电班组。

3. 职责

1 车间记录员负责各部门相关活动记录表格的编制、审定，负责车间记录的收集、整理、保存、移交和管理。

2、各部门负责人及各班班长做好各项记录的监督与检查。

3、车间安全员负责安全记录的资料提供与检查。

4、车间技术员负责技术培训记录的资料提供与检查。

4 主要记录类型及内容

一。班组各项记录类型

1、公共部分：班前会记录、交接班记录、安全例会记录、技术培训、班组民主生活会、各项政治活动记录、劳保服利领取记录等十三本记录。

2、主要记录内容

1、班前会记录（班前会安全记录）：当天班前、班后会内容（包括工作安排、安全事项交待、事故预想、危险源预控与分析、当日工作完成情况总结）。

2、安全例会记录：根据《公司安全管理规定》要求，记录贯彻落实有关安全文明生产的规定和上级文件精神情况、安全简报的主要事件和措施，安全生产检查情况，安全生产周、安全生产月活动情况，分析所发生的异常、障碍、事故、未遂和违规现象，开展有针对性的安全活动，提出安全防范措施，并落实整改等情况。

3、技术培训记录：根据公司《员工教育培训规定》及部门培训规定要求以及公司、部门的年度培训计划，结合本班的技术状况，制定班组年度培训计划，并分解到月度。按月度计划组织本班人员开展技术培训活动。在现场岗位抽考中，主考人要对被考人所答的问题进行严格评价，促使技术水平不断提高。。

4、交接班记录：根据《交接班管理制度规定》要求，交接班人员要提前做好交接准备，接班人员到达岗位后，进行逐点逐项交接，做到件件事情有交待，将交接内容和存在问题认真记入运行记录和交接班记录中。

5、维护检修记录：根据《公司检修管理规定》要求，设备运行和检修中凡有修试、异常、调整、换型、改造等均必须及时记录。主要记录检修的项目内容和检修过程中更换的零部件以及修后试转或试验的数据记录。

6、班组民主生活会记录：班组民主生活会，是班务公开的一种体现，也是为搞好班组管理而献计献策的有效途径。要求，在进行工作总结时不仅要梳理每月的工作过程，同时要把重点放在分析问题和解决问题上，尤其是要认真总结管理中的薄弱环节以及今后努力的方向。

同时，在民主生活会上，也要鼓励员工对个人的工作进行反思、总结，把班组管理制度中的漏洞也说出来，对班组的管理工作献计献策，激发员工抓好班组工作的主动性和积极性。

二、班组各项记录要求

1、记录的时间与内容要一致，确保准确性。

2、记录内容原则按时间顺序记录。

3、记录内容必须保证连续完整，特别对生产过程中出现的各种情况必须做完整记录。例如在设备出现问题后检修人员是否及时到现场，处理情况如何，特别是交接班时设备的状态应做好记录。

4、所有记录，要求文字工整，数字清晰，表达简明准确真实。不得有涂改，并要保证记录本的整洁干净。。

5、各记录主管部门应确认相关记录的保存期，一般不应少于12个月。

三、 检查与考核

1、班组记录的相关制度是否健全、记录是否完善、规范，纳入班组绩效工资考核条件之一。

2、班组记录必须完善，若有缺漏或不合乎规范的，被本部门负责人检查发现的，由部门对班组考核；被车间考核部门检查发现的，由车间按矿各项记录管理考核制度对部门进行考核。

3、车间记录员每周对班组各项记录统一进行检查，每月进行一次统计，各部门负责人要不定时对记录进行检查，对发现问题目要及时要求整改。车间领导每月对各项记录进行抽查。

4、各项记录考核要与绩效工资挂钩，记录考核分要占到不少于绩效工资的30%考核额度。

公司文件管理方法 篇2

为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。

第一条 公文的种类

一、决定、决议类

1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。

2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

二、通知、通报类

1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。

2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。

三、报告、请示类

凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。

四、公函类

对外商洽工作、询问和答复，用“函”。

五、会议纪要

记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。

第二条 公文的格式

一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。

一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司��部关于����的通知。

二、发文字号。

（一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

（二）公司级文件。

1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。

2、使用“上(*)发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。

3、使用“上(*)发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：

（三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件；涉及其他部门的文件。

三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。

四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。

五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。

六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。

七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。

八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

九、文件页面标准格式（附件1-1、1-2、1-3）。

第三条 行文规则

一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。

二、公司各部门可以联合行文。

三、公司所属各部门不得越级请示。

四、请示的公文一般应一文一事。

第五条 起草公文要求。

一、起草必须使用办公室统一的文件格式。

二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。

三、凡以“上(*)发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。

四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。

五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第六条 收文处理程序。

一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。

二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。

三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。

四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条 收文处理程序”。

第七条 公文立卷、销毁。

一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。

二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。

三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。

四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。

文件的回收、作废： 篇3

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

文件管理制度 篇4

第一章：总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章：职责范围

一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。

第三章：工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章：办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

（一）文件管理制度

第一条：管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条：制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情景进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条：文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

（二）文书管理制度

第一条：管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括:一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本资料可根据文书具体资料进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，坚持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条：制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

6、办公室负责人为第一职责人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条：流程设计

起草文书→填写《发文簿》（需要时）→张贴→存档→更新目录（纸质档与电子档）→借阅→清退→审批→销毁

（三）档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条：制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核经过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，异常是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条：流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条：管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节俭办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条：制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情景急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

第三条管理流程设计

编制《需求计划表》审批采购入库登记发放

编制需求计划统计申购情景月末清算汇总出库登记

三、图书管理制度

第一条：管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。

第二条：制度规范

1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。

第三条：管理流程设计

1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单

四、会议管理制度

第一条：管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动本事，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情景，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的本事与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。

第二条：制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条：管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:进取参与，做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理

五、清洁卫生管理制度

第一条：管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并到达相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一职责人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行坚持与维护。

第二条：制度规范

1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生职责制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。

6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

第三条：流程设计

安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理

六、日常事务管理

（一）接待管理

第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自我要求，做到言行、礼仪规范。

第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条流程设计:接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

（二）报刊收发整理

第一条办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。

第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。

第四条：报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。

第五条：流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

（三）后勤管理

第一条：为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的进取性和主动性，根据实际严格制度。

第二条：后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条：办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条：根据外出工作人员情景，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。

第五条：办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条：流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表

（四）文化宣传管理

第一条：负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。

第二条：根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。

第三条：关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

第四条：收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。

第五条：流程设计:获取信息来源→修改整理→张贴→学习→存档

（五）其他事务

第一条：名片制作、收发传真等其他事务。

第二条：负责公司文书的打印复印工作。

第三条：负责树木花卉的养护工作。

第四条：协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。

附则

第一条：本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。

第二条：本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。

公司文件管理方法 篇5

1、目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2、适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3、定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4、文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

6、文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文 瑞普 总字【】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【】号

6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【】号

6.5.4财务部发文 瑞普 财字【】号

6.5.5研发部发文 瑞普 研字【】号

6.5.6质管部发文 瑞普 质字【】号

6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【】号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

6.9具体要求：

6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一。

（一) 1、 (1） 2、 (1)„„

或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；

6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7、收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

8、发文：

8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

9、附则：

9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

9.3本制度自下发之日起生效。

9.4附相关支持性文件。

9.4.1文件页面格式

9.4.2文件阅办单

9.4.3公文拟稿纸

9.4.4标题格式

公司文件管理方法 篇6

第一章 总则

第一条：为使班主任工作科学化、规范化、制度化，更好地发挥班主任的作用，搞好我校的学生教育和管理工作，根据党的教育方针，结合我校实际，特制定班主任工作条例。

第二条：班主任在学生科具体领导下开展工作，并接受教务科的指导。

第二章 班主任的任职条件

第三条：有一定组织管理和领导能力，努力研究和掌握教育规律，认真学习教育学、心理学、伦理学和美学等有关知识，具有一定的社会科学知识和较系统的教育科学、管理科学知识，并有较强的口头和文字表达能力。能服从领导，严格按职责范围要求进行工作；

第四条：具有良好的师德修养，作风正派，品行端正，办事公道，严于律己，积极上进，组织观念强，遵纪守法，清正廉洁，为人师表。具有较强的政治责任感和事业心，勤劳踏实，任劳任怨，不计个人得失。谦虚谨慎，平等待人，关爱学生，作风民主，善于听取各种意见，能坚持原则，从严管理，在学生中有较高的威信。

第五条：忠诚党的教育事业，身心健康，有奉献精神。

第六条：原则上班主任应具有大学本科以上学历或者是相当学历。

第三章 班主任的职责

第七条：坚持对学生进行世界观、人生观和价值观以及校风、校纪、班风的教育。

第八条：教育学生严格遵守国家的法律法规和学校的各项规章制度，培养学生严格按照制度办事的作风。

第九条：班主任是学生安全教育、安全管理的第一责任人，要加强学生安全自护教育。严格要求学生、关爱学生，及时发现问题、反映问题和处理问题，关心学生生活和学生的身心健康。

第十条： 培养学生良好的仪表，教育学生养成良好的生活习惯，着装整洁。教育和督导学生爱护校园环境，爱护公共财物，爱护学校花草，保持地面、墙面卫生。

第十一条： 教育学生树立明确的学习目的，指导学生的学习方法，协助教务科解决教学中学生存在的问题，形成良好的学风。

第十二条：及时与任课教师沟通，协调师生关系，协助各任课教师做好各项管理工作，提高学生的各项实践技能。

第十三条：组织学生参加学校举办的各项集体活动、社团活动和公益活动。指导班级开展丰富多彩的文体活动；积极引导学生组织各种兴趣小组，提高学生的综合素质。

第十四条：组织班委日常管理工作和团支部建设。每两周组织召开一次班会，讨论、讲评及解决班级有关学习、生活、纪律、思想品德等方面的问题，对违纪的学生及时进行批评教育，把不良现象消灭在萌芽状态。充分发挥班委和团支部的先锋模范作用。

第十五条：负责学生的操行评定工作，及时填写学生诚信教育档案和寄发各种通知，负责班级各项评优工作。

第十六条：负责学生各种费用的收缴管理工作，组织学生干部做好班费收支的帐目管理，做到账款分离。

第十七条：服从学生科和教务科的各项管理，有事要办理请假手续，请假前后要交接好班级工作，并临时委托其他班主任代管。

第十八条：准时参加学生科和教务科组织的各种会议，及时汇报班级工作和传达会议精神。

第十九条：按学校要求，做好新生的入校安排、入学教育及毕业生升学及就业指导、毕业生离校等工作，做好各学期开学和放假的各项工作。

第二十条：按照学校要求，做好各种材料的上报工作。

第二十一条：协助学校保卫科，做好学生在校期间有关事宜。协助学校总务科，做好学生各项后勤工作，协助财务科做好学费收缴工作。

第二十二条：及时与学生家长建立联系，学生受到处分要及时通知家长，共同做好学生的教育工作。对违纪学生要耐心教育，做到不纵容、不放弃、不袒护，及时向学生科汇报本班学生违纪情况并提出处理意见，并及时将有关情况与学生家长沟通。

第二十三条：完成学校交办的其它工作。

第四章 班主任的选聘和任用

第二十四条：班主任实行兼职聘任制，由学生科负责选聘工作，每个班配备一名班主任。班主任的任期一般为三年，每年八、九月份学校集中办理班主任的聘任手续。学校鼓励考核称职的班主任，尤其是优秀班主任连任。

第二十五条：学生科负责班主任的选拔工作，学生科审核后报学校领导统一发文聘任。

第二十六条：学校设立班主任岗位津贴+奖金形式。对认真履行岗位职责，圆满完成工作任务的班主任，学校按月发放班主任津贴。发放标准为：班级人数在20人以下的（含20人）津贴数为100元。班级人数在20—40人以下（不含40人，以20为基数，每增加一人增加2.5元。）班级人数为40人的津贴为150元，（以40人为基数每增加一人增加3元。）班主任每月奖金根据每月班级考评成绩发放。班级当月人均扣分不高于0.1分的，奖励津贴50元。班级当月人均扣分高于5分的，扣津贴50元。班级当月人均扣分高于10分的，扣除全月津贴。月评比排名前五名的班主任津贴奖励15元，月评比排名后五名的班主任津贴扣除15元。

第二十七条：符合班主任任职条件的在职教师都有责任和义务服从组织安排应聘担任班主任。

第二十八条：对担任班主任工作，尤其是长期担任班主任工作且成绩突出者，学校给予重奖。

第五章 班主任的考核和奖惩

第二十九条：班主任工作量化考核由学生科制定。无故不参加班主任会议、班主任集体活动的，一次扣除津贴5元。班主任在任职期间无故不请假并且离开岗位超过一周的自动解聘。 一个学期月评比三次排名最后一名的班级，班主任自动解聘。

第三十条：每学年表彰一次优秀班主任，享受校级先进待遇，并给予一定的物质和精神奖励；对于无故不担任班主任工作，考核不称职的班主任或因工作失误造成严重后果的班主任，取消其班主任任职资格，工资职称下聘一档。

第三十一条:本条例自公布之日起执行，如其他规定与其有抵触的应以本条例为准，本条例解释权在学校。

文件的更改： 篇7

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

公司文件管理方法 篇8

流域管理机构应当根据水功能区保护目标、水域纳污能力、敏感水生态保护目标，以及流域水污染防治和水资源保护等规划要求，提出流域入河排污口布局规划或指导意见。

县级以上地方政府水行政主管部门应当会同有关部门，按照经批准的入河排污口布局规划或指导意见，编制入河排污口整治方案，报同级政府批准后实施。

在实施河道整治、中小河流治理、河湖水系连通工程时，应当统筹考虑入河排污口的综合整治。

文件的发放： 篇9

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的`文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。