《外贸经理秘书工作说明书范文》

外贸经理秘书工作说明书范文

第一部分岗位规格说明

一、基本资料

岗位名称：经理秘书职位代码所属部门：行政部

直接上级：总经理分析日期：20xx年x月x日

二、岗位职责：

日常事务管理（办公室管理、通信管理、日程管理）

接待事务（来访接待、安排服务等）

会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

行政事务

信访事务（员工的来信来访或员工及顾客的投诉处理等）

调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

写作事务（各种文体的写作）

协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

协助总经理进行公司企业文化、企业战略发展的规划，配合管理办开展企业文化工作；

三、其他职责

完成领导交办的其他临时工作。

四、工作内容及工作要求

1、合理安排总经理的日常工作时间和程序；

2、负责领导办公场所卫生清洁。领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放；

3、负责日常经营管理文件的整理，及时编辑整理归档，为总经理开展工作提供便利

4、负责收集相关信息，关注公司内各部门信息沟通情况，及时传达领导的各项指令；协助总经理跟进日常工作的安排和完成；

5、负责总经理重要客户来访的接待工作；

6、整理公司重要会议记录及会议纪要；

7、协助总经理跟进完成国外订单的进展及国内外的市场推广。

8、完成总经理交办的其他工作的督办、协调及落实任务。

五、工作场所:办公室。环境状况:舒适。

六、工作时间

本岗位实行每周40小时的标准工时制。

晋升方向轮转岗位

第二部分员工规格要求

任职资格：

1、年龄25岁以上，身高1.6m以上，仪表端庄、形象气质佳；

2、大专以上学历；英文4级以上。2~3年以上秘书工作经验，熟悉本岗位基本工作要求及流程；

3、有较强的文字表达能力及图表处理能力，文笔优秀，熟练使用办公操作系统；

4、良好的沟通协调能力、突发事件应变处理能力，熟悉商务接待礼仪；

5、敬业勤业、工作责任心强、执行力强、处理问题考虑周详，认识集体利益胜过个人利益；综合素质佳

6、认同企业文化，具有强烈的责任心及团队合作意识，能适应较强的工作压力和工作强度；