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《公文知识:公文的稿本》

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  在公文部分的考察中,公文的稿本部分有一些易混淆的概念,以下我们就对这个版块进行一个梳理。公文的稿本包括公文的文稿和文本,指的是同一份公文在撰写、审核、印制过程中所形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿和文本。

  1.草稿

  也称未定稿,是公文最原始的非正式文稿,供讨论、征求意见、修改审核和审批用的稿件。公文的草拟者经过一次又一次的反复修改,按照内容的成熟程度,可以分为一稿、二稿、三稿、修改稿、讨论稿等。内容未正式确定,不具备正式公文的法定效用。

  2.定稿

  也称签发稿,是指经审阅修改并且内容已经确定的,由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式生效的文稿。定稿已履行法定生效程序,具备正式公文的法定效用,是印制正本的标准依据,一经确定,非经法定作者的允许,任何人不得对其随意修改,否则视为无效。

  3.正本

  是根据定稿制作的供主要受文者使用的正式文本。正文内容必须是对定稿的完整再现,外形格式规范,并且有签署或者印章,以表明公文的真实性、权威性和有效性。具有正式公文的法定效用,并且也具备公文全部生效标志。

  4.副本

  是正本的副件或复制本,是对正文内容的再现,主要用来参阅、备查。包括正本复份和公文复制本。

  正本复份(与正本同时印刷):在外形上是对正文的再现,基本上没有区别,只在送达对象和使用目的上有所不同,正本送达主送机关(公文的主要受理机关),供对方直接办理;副本送达抄送机关,供其了解内容或由本机关留存备查、归档等,不用直接办理,是具备正式公文的法定效用。

  公文复制本:无法完整再现公文的全部特征,不具备正式公文的法定效用。

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